古物台帳・帳簿
古物台帳（帳簿）の書き方とは？
記載事項・1万円未満の例外・保存期間
古物商は、対象となる取引を帳簿等へ記録し、保存します。古物台帳は単なる売上メモではなく、盗品などの流通を追跡するための法定記録です。
「1万円未満なら記録しなくてよい」と一律に考えると、例外品目を見落とします。取得後の義務全体は古物商許可を取った後にやることもご覧ください。
この記事の要点
- 取引日、品目・数量・特徴、相手方、本人確認方法などを記録します。
- 1万円未満の買受けにも、記録が必要な例外品目があります。
- 買受けと売却では、記載対象の考え方が異なります。
- 帳簿等は最終記載日から3年間、営業所に保存します。
古物台帳とは？なぜ必要か
古物台帳は、古物営業法第16条に基づき、古物の取引内容を記録する帳簿等です。法令で定められた事項を、帳簿または電磁的方法により記録します。
盗品などが流通した際に、取引記録から売買の経路を確認できるようにすることが目的です。警察の立入検査時にも提示できるよう、日頃から正確に管理します。
古物台帳に記録する内容
古物商が記録する主な事項は次のとおりです。取引の種類や品目により必要事項が異なる場合があります。
- 取引の年月日
- 古物の品目と数量
- 古物の特徴
- 相手方の住所、氏名、職業、年齢
- 相手方を確認した方法
特徴欄は「腕時計1点」のような一般名称だけでなく、メーカー、型番、製造番号、色、傷など、その品物を識別できる情報を記載します。車両などは法令・様式に沿った固有の項目を確認してください。
【重要】1万円未満でも記録が必要な品目
買受けの対価の総額が1万円未満の場合、相手方の確認義務と帳簿等への記載等義務は原則として免除されます。ただし、盗品流通の防止上、少額でも免除されない品目があります。
- 自動二輪車・原動機付自転車と一定の部品
- 家庭用コンピューターゲーム用プログラムを記録した物
- CD、DVDなど音楽・映像を記録した物
- 書籍
- エアコンディショナーの室外ユニット、電気温水機器のヒートポンプ
- 電線、金属製グレーチング など
2025年10月1日施行の古物営業法施行規則改正により、室外ユニット、電気温水機器のヒートポンプ、電線、金属製グレーチングが少額取引の例外へ追加されました。電線には対象外となるケーブルもあるため、「金属類全般」と一括りにせず、最新の施行規則と管轄警察署の案内をご確認ください。
上記は概要です。バイク部品などにも範囲の定めがあるため、扱う商品が該当するかを確認してください。古物の区分は古物商許可の13品目も参考になります。
買受けと売却では記載義務が違う
買い受けたとき
対価の総額が1万円以上なら、原則として相手方確認と帳簿等への記載が必要です。1万円未満でも、前項の例外品目は対象になります。
売却したとき
売却はすべての品目が一律に記載対象ではありません。一方、美術品類、時計・宝飾品類、自動車、自動二輪車・原動機付自転車など、売却時にも記載が必要となる品目があります。
対象品目の定義や部品の扱いは細かく定められています。自店が扱う品目について、古物営業法施行規則と管轄警察署の案内をご確認ください。
古物台帳は紙・エクセルのどちらでも管理できる
帳簿の様式は古物営業法施行規則に定められています。紙の帳簿のほか、必要事項を確実に記録できる電磁的方法で管理することも認められています。
エクセルなどで管理する場合も、営業所で直ちに書面へ表示できる状態にしておきます。立入検査時に確認できない、アクセス権を失って開けない、データが消失するといった事態を避けるため、端末・印刷環境とバックアップを用意しましょう。
保存期間は最終記載日から3年間
帳簿等は、最終の記載をした日から3年間、営業所に備え付けて保存します。営業所の考え方は古物商許可の営業所と使用承諾書をご覧ください。
営業所が複数ある場合は、各取引をどの営業所の帳簿へ記録するかを整理します。帳簿等を毀損・亡失した場合は届出が必要になるため、紙は安全な場所へ保管し、データは定期的にバックアップしてください。
記帳しないとどうなる？
記載すべき取引を記録しない、必要事項を欠く、虚偽の記載をする、保存義務に違反すると、罰則や行政処分の対象となるおそれがあります。
後日まとめて記録すると、相手方の情報や商品の特徴を誤る原因になります。対象取引かをその場で判断し、本人確認と記帳を一連の業務として行う運用が大切です。
古物台帳の記帳対象にならない取引
古物営業に当たらない取引は、古物台帳の記帳対象にはなりません。たとえば、新品だけをメーカーや正規流通から仕入れて販売する場合や、自分で使用していた物を単発で処分する場合は、通常、古物商としての仕入取引とは異なります。
ただし、実態として中古品を仕入れて反復継続して販売する場合などは、名称や販売場所だけで判断できません。何が古物営業に当たるかはメルカリ・せどりで古物商許可が必要かを参考にし、判断が難しい場合は管轄警察署へ確認してください。
まとめ
- 古物台帳は、盗品などの流通経路を確認するための法定記録です。
- 取引日、品目・数量・特徴、相手方、本人確認方法などを記録します。
- 1万円未満の買受けにも、バイク、ゲームソフト、CD・DVD等、書籍、2025年10月に追加された物品などの例外があります。
- 買受けと売却では記載対象が異なるため、扱う品目ごとに確認します。
- 電磁的方法での管理も可能ですが、営業所で直ちに書面へ表示できる状態にします。
- 帳簿等は最終記載日から3年間、営業所に保存します。
よくある質問
古物台帳は1万円未満でも書く必要がありますか？
買受けの対価が1万円未満なら原則として記載等が免除されます。ただし、バイク、ゲームソフト、CD・DVD等、書籍のほか、2025年10月に追加された物品などは少額でも対象です。最新の対象は古物営業法施行規則と管轄警察署の案内をご確認ください。
古物台帳はエクセルで管理してもいいですか？
所定事項を確実に記録し、営業所で直ちに書面へ表示できる方法であれば、電磁的方法による管理も認められています。データの消失に備え、バックアップも用意しましょう。
古物台帳の保存期間は何年ですか？
帳簿等は最終の記載をした日から3年間、営業所に備え付けて保存します。営業所が複数ある場合の管理方法は、管轄警察署へご確認ください。
売却（販売）も古物台帳に記載しますか？
売却時はすべての品目が一律に記載対象ではありませんが、美術品類、時計・宝飾品類、自動車、バイクなどは対象になります。対象範囲は施行規則と管轄警察署の案内をご確認ください。
次の進め方
ご事情に合う進め方を選べます。
許可申請と取得後の運用を確認し、ご自身で申請書類を作成する方法と、行政書士へ相談する方法のどちらも選べます。
行政書士候補の対応可否や費用は、各事務所へご確認ください。
監修者：特定行政書士 竹内 聡貴（たけうち としたか）
タケウチ行政書士事務所 代表。日本行政書士会連合会 登録番号19260966号／大阪府行政書士会 会員番号007757号（旭東支部所属）。特定行政書士（不服申立ての代理権を持つ行政書士）として、建設業許可・古物商許可・在留資格（申請取次）・補助金申請など、事業者サポートを中心に幅広い許認可業務に対応。会社員として総務・経理を10年以上経験した実務知識を活かし、法人の実情に即した提案を得意とする。公益社団法人コスモス成年後見サポートセンター会員（No.2603345）。
大阪府大阪市城東区鴫野東1丁目14-19／事務所サイト：https://office.take.osaka.jp/
本ツールは申請書の作成を支援するもので、行政書士による申請代理や許可取得を保証するものではありません。帳簿の記載対象・方法は、最新の古物営業法令と管轄警察署の案内をご確認ください。